Digitales Event-Management

Virtuelle Events per Live-Stream

Wie funktioniert eine Veranstaltung, wenn sie nur virtuell in Form eines Live-Streams durchgeführt wird?

Live-Streaming Director © echonet communication

Live-Streaming-Events bringen viele Besucher

Tatsächlich ist nach einem Frühjahr 2020 davon auszugehen, dass es nicht nur während gesundheitspolitischer Maßnahmen sondern auch in der Folge, mehr und mehr an virtuellen Events geben wird. Eine solche Krise, wie eine Pandemie, die zu radikalen Veränderungen im öffenltichen Leben führt, bedeutet nicht, dass keine Veranstaltungen mehr stattfinden können. Sie finden nur eher im virtuellen Raum statt.

Technische Voraussetzungen für Live-Streaming-Events

Um ein solches Event für Gäste in einem virtuellen Raum abzuhalten, sind einige Dinge einzurichten, die auch ein paar Bedürfnisse eines realen Events abdecken sollen. Und wenn man sich das reale Event als Vorlage nimmt, kommt man auf viele Ideen, sowohl inhaltlicher als auch technischer Natur, die einem solchen virtuellen Evnet zum Erfolg verhelfen.

Die Grundvoraussetzungen für ein virtuelles Event sind allerdings vorerst einmal eine technische Infrastruktur. Nach etlichen Proben und Tests lässt sich dafür eine kleine Liste an Mindest-Voraussetzungen für den Erfolg von virtuellen Events zusammenstellen:

  • Anbindung der Gäste, die im Event auftreten, ans Internet - mit entsprechend brauchbarer Qualität
  • Vor-Ort-Infrastruktur am Regiepult um die Steuerung des Live-Events zu gewährleisten
  • Möglichkeit für die Besucher am Event das Event auch problemlos zu verfolgen

Anbindung der Gäste am Internet

Damit die Qualität für die Besucher des Events auch passend ist, ist neben dem Einsatz von professioneller Softwareinfrastruktur und Serverinfrastruktur für den Live-Stream (also jene Server von denen der Stream an das Publikum in Form von Broadcasting hinausgeht) auch die Anbindung der Gäste relevant. Wenn diese sich nicht an einem gemeinsamen Ort treffen können, sondern zugeschaltet werden müssen, muß vorab die Qualität der Anbindung getestet werden.

Manchmal lässt sich die Anbindung der Gäste nicht beeinflussen, weil die Qualität der Internetleitung des Gastes von seinen technischen und geographischen Gegebenheiten abhängt. Hier gibt es einen wichtigen Faktor zu beachten, der Audio vor Video lautet.

Tipp bei schlechter Internet-Anbindung eines einzelnen Gastes: Ziehen Sie hier in Betracht im Regie-Studio eher mit einem Foto und einer vorab übermittelten Präsentation zu arbeiten und den Gast nur per Audio zuzuschalten. Audio benötigt einen viel geringeren Datendurchsatz als Audio/Video-Übertragungen. Und der spannende Effekt ist bei einem solchen Event, wenn es um Informationsübermittlung, Vorträge, Kongresse... geht: Flüssige Audio-Verbindungen sind für die Zuseher viel wichtiger als die Bildqualität.

Wenn es im Vorfeld entsprechende Möglichkeiten gibt sich darum zu kümmern, ist natürlich die Zur-Verfügung-Stellung eines leistungsstarken Mobil-Hotspots ebenfalls eine Möglichkeit für eine bessere Anbindung vor Ort beim Gast zu sorgen oder den Gast eben geographisch an eine Position zu bringen, die ihm eine bessere Anbindung ermöglicht.

Infrastruktur im Regie-Studio am Mischpult

Weiterer wichtiger Faktor ist das Know-How über die Nutzung der Studio-Software (die natürlich erst einmal überhaupt vorhanden sein muss). Damit ein Live-Streaming-Event auch für die Zuseher, also für die virtuellen Besucher, funktioniert und spannend bleibt, ist auch Grafik, Regie, Tonmischung und Schaltungen ein entscheidender Faktor. Es ist dafür nicht nötig wie in einem Action-Film die Schnitte im Takt von 2 - 8 Sekunden zu halten, das würde ein virtuelles Event sicher überfordern. Aber wenn die entsprechenden technischen Voraussetzungen, gute Anbindung am Studio-Hauptquartier (das beispielsweise auch im Büro des Dienstleisters sein kann, der das Live-Streaming-Event steuert) über verschiedene Kanäle ist relevant.

Möglichkeit für die Besucher zur Teilnahme

Je weniger Barrieren grundsätzlich aufgezogen werden, desto besser. Es kann aber trotzdem für das Event - auch für die Wirkung gegenüber den Gästen - relevant sein. Weniger in der Hinsicht ein Software-System zu verwenden, das es erfordert zusätzliche Software zu installieren oder so live gestreamt zu werden, dass man nicht mehr später einsteigen kann. Im Idealfall ist zumindest das Mitverfolgen des Events, also das virtuelle "Gast sein" ohne weitere Software möglich und am besten über Browser am Computer oder über einen Live-Stream auf dem Smart-TV. Wer sich für ein technisches System entscheidet, das die Installation einer zusätzlichen Software nötig macht, muß das sehr genau abwägen im Hinblick auf das Zielpublikum des Events.

Vorbereitung eines virtuellen Events

Die Planung eines virutellen Events kann durchaus weniger aufwändig sein, als die Planung eines "echten Events an einem physischen Ort", allerdings sollte man sich von der virtuellen Wunderwelt nicht eine selbstgenerierte Lösung erhoffen. Es gibt auch für das virtuelle Event wichtige Checklisten, die abgearbeitet und vorbereitet sein müssen. Manche davon noch viel genauer, als das bei einem echten Event in einer Veranstaltungshalle oder in einem Kongress-Saal nötig wäre.

  • Regieanweisungen müssen vorab geklärt werden - vor allem, wenn die Regie und die Vortragenden am Event nicht geographisch zusammen sind - die Einrichtung eines Chats oder sonstigen Kommunikationskanales, der im Idealfall nicht ein Audio-Kanal ist, lohnt sich.
  • Theatralik und Dramaturgie sollten vorab geklärt sein.
  • Zeitfenster für Vortragsteile und Veranstaltungsteile sind nötig - genauso wichtig wie beim realen Event

Ideen für virtuelle Events

Aber vor allem ein Faktor darf nicht unberücksichtigt bleiben: Es ist das Zielpublikum zu betrachten und die Frage zu stellen, warum diese Gäste zum Event gekommen wären, wenn es nicht virtuell stattfindet. Und wenn diese Fragen aufgeworfen werden und Gründe gesammelt werden, die einen Gast auf das echte Event gelockt hätten, lässt sich auch Kreativität ausleben, wie man das virtuelle Event zum Erfolg machen könnte.

Richtige Präsentation

Die meisten virtuellen Events werden begleitet von Präsentationen. Diese Technik ist zwar nicht die professionellste Form, die man sich für ein Gefühl einer Fernsehsendung wünschen würde, aber sie ist legitim, weil die Erstellung einer Präsentation kein besonders aufwändiger Prozess ist und die Gestatlung von richtigem TV-Qualitäts-Content wäre unverhältnismässig teuer. Trotzdem ist das Problem zu oft bei solchen Events, dass es denen, die eine solche Präsentation erstellen, nicht gelingt diese Präsentation letztlich tatsächlich fernsehtauglich zu machen. Das muss die Präsentation aber sein, damit das Live-Event funktioniert. Dazu gibt es auch einige Dinge zu beachten.

Schriften & Größen

Erstes Problem bei den meisten Präsentationen, die über solche Live-Events abgespielt werden, sind die Schriften und Größen der Texte, die auf den Präsentationen zu finden sind. Hier muss vor allem nicht nur die Lesbarkeit im Live-Stream-Video beachtet werden, die Video-Systeme sind nicht in der Lage die Grafik 1:1 zu übertragen, weil es einen massiven Unterschied gibt zwischen einer übermittleten Präsentation, die in der Qualität erscheint, die man hätte, wenn sie heruntergeladen würde, und jenen Präsentationen, die über Video-Streaming übermittelt werden. Letztere sind leider aus technischen Gründen aktuell noch immer ein wichtiges Thema in einer solchen "TV-Sendung", denn eine Video-Kompression führt nicht einfach zu einer "leichten Verschlechterung" der Qualität sondern zu einer Kompression, die sich auf bestimmte Farben, Schrifttypen und Linienstärke auswirkt.

Diese Themen sind zu oft nicht in den Videostreamings beachtet, weil sie zu oft auch einfach - wenn man sie korrekt beachten würde - beispielsweise gegen die Corporate Identity verstoßen würde.

Richtiges Kamera-Verhalten

Mindestens so wichtig wie eine - nicht nur gut gemachte, sondern TV-taugliche Präsentation, die zur Kommunikation der Inhalte genutzt wird und die Worte des Vortragenden unterstützen soll, ist auch das Verhalten des Vortragenden selbst vor der Kamera. Auch hier sind einige Dinge zu beachten, die sich nicht nur um die Bildqualtiät drehen. Wesentliche weitere Fakten, bei denen auch wir (wie alle Unternehmen, die mit solchen Angeboten an ihre Kunden herantreten) helfen können sind:

  • Positionierung in der Video-Szene
  • Verhaltensweise mit Gestik und Mimik
  • Kleidung und Kleidungsfarben sowie Stoffmuster
  • Sprachregelungen und Sprecherverhalten

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